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SECRÉTAIRE RÉCEPTIONNISTE / COMMIS RH


Conseil scolaire catholique Nouvelon

Job Type: Permanent Full
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NATURE DU POSTE : Permanent, 100 p. cent à 12 mois, syndiqué FEÉSO

LIEU DE TRAVAIL : Siège social, Sudbury

DATE D’ENTRÉE EN FONCTION : Août 2020

CLASSIFICATION ET SALAIRE : Classification 4 (entre 21,18 $ à 27,95 $)

DATE DE L’ENTREVUE : À déterminer

INTRODUCTION

Le Conseil scolaire catholique du Nouvel-Ontario (CSC Nouvelon) offre une éducation catholique de langue française reconnue pour son excellence. Avec près de 6 600 élèves répartis dans un réseau de 27 écoles élémentaires, 9 écoles secondaires et un Carrefour Options + (école alternative), le CSC Nouvelon offre un milieu propice à l’apprentissage et un programme éducatif de qualité, de la petite enfance à l’âge adulte. Il compte quelques 1 600 employés.

Situé au cœur d’un territoire dynamique et à grande proportion francophone, le CSC Nouvelon occupe une place de choix parmi les conseils scolaires de langue française en Ontario et au Canada français. Le territoire du CSC Nouvelon englobe les communautés de Chapleau, Dubreuilville, Espanola, Grand Sudbury, Hornepayne, Michipicoten, Rive Nord et Sault Ste-Marie.

SOMMAIRE DU POSTE :

La personne qui occupe ce poste est sous la supervision partagée de la direction du Service des communications et relations externes et de la coordination du Service des ressources humaines - volet développement organisationnel. Elle est responsable de l’accueil au siège social en plus de s’acquitter des tâches administratives afin d’appuyer l’équipe des communications et des ressources humaines.

FONCTIONS

  • Accueillir avec courtoisie les personnes qui se présentent au siège social;
  • Recevoir et filtrer les appels téléphoniques et transmettre les messages de façon opportuns;
  • Assurer la réception de la correspondance, vérifier les commandes reçues et en faire le tri;
  • Rédiger ou transposer à l’ordinateur les pièces de correspondances et les documents divers reçus des membres des services;
  • Participer à la préparation de divers documents tels que formulaires, rapports, et tous autres documents requis;
  • Préparer et tenir à jour le calendrier des activités au siège social et des réservations de salles;
  • Appuyer le service des communications dans le cadre des campagnes promotionnelles, l’organisation d’événements médiatiques et publiques ainsi que tout autre projet;
  • Communiquer avec les médias et fournisseurs selon les directives de ses superviseurs;Appuyer l’équipe des communications dans la vérification des preuves, dans l’estimation des coûts de matériaux et du placement publicitaire;
  • Maintenir un système de contrôle budgétaire, tenir à jour l’inventaire et l’approvisionnement en fournitures ainsi que de préparer et lancer les bons de commande selon les procédures établies;
  • Guider les demandes courantes des employés, qui ont trait à la convention collective, aux systèmes d’appel informatisé Smartfind Express, aux procédures de demande de candidatures et à toute autre question relevant de son champ de compétence et faire les suivis nécessaires;
  • Recevoir les demandes d’emploi et y donner suite;
  • S’assurer que les fichiers informatisés concernant les membres du personnel sont tenus à jour en y apportant les modifications requises;
  • Maintenir à jour le système de classement des documents relié au Service des ressources.

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCES 

  • Diplôme d’études collégiales en administration de bureau ou combinaison de scolarité et d’expérience pertinentes;
  • Détenir un minimum de deux (2) ans d’expériences pertinentes;
  • Avoir de l’expérience de travail au niveau d’un service des communications serait un atout.
  • Avoir une formation en gestion des ressources humaines est considéré comme un atout.

COMPÉTENCES ET APTITUDES

  • Avoir la capacité à saisir des messages de façon à en résumer la teneur;
  • Avoir de l’entregent, une apparence professionnelle et une approche client;
  • Avoir la capacité de résoudre des problèmes et de démontrer un sens d’initiative et de débrouillardise;
  • Avoir la capacité de travailler sous pression, prioriser, organiser, planifier et effectuer le travail afin de respecter les échéanciers;
  • Démontrer la capacité de travailler de façon autonome et en équipe;
  • Savoir faire preuve de grande discrétion;
  • Savoir respecter la nature confidentielle des dossiers au Service des ressources humaines;
  • Détenir d’excellente connaissance des logiciels (Suite Microsoft, Internet Explorer, Excel, etc.);
  • Avoir des connaissances des systèmes SAP, Trillium et SmartFind Express serait un atout;
  • Excellente maîtrise du français et de l’anglais tant à l’orale et à l’écrit.

DOCUMENTS D’APPUI QUI DOIVENT ACCOMPAGNER LA DEMANDE D’EMPLOI

  • Un curriculum vitae en français faisant état des exigences précisées;
  • Conformément à la Loi sur l’information municipale et à la protection de la vie privée, le Formulaire d'autorisation de références professionnelles dûment complété.

À NOTER

  • En vertu du paragraphe 24(1) du Code des droits de la personne de l’Ontario, le CSC Nouvelon, a le droit de préférer, en matière d’emploi, des candidats de langue française catholiques;
  • En vertu du Règlement 521/01 et tel qu’amendé par le règlement 322/03 et de la politique du CSC Nouvelon, toute personne employée par le conseil scolaire doit fournir un relevé de ses antécédents criminels ne dépassant pas six mois avant d’entrer en fonction. Il s’agit d’une condition essentielle d’emploi;
  • Dans le respect de la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario, le CSC Nouvelon rend disponible des mesures d’adaptation durant son processus de sélection.

PRÉSENTATION DES DEMANDES

Veuillez faire parvenir votre demande en ligne en sélectionnant
« Envoyer votre demande » au lien suivant :

https://coffre.nouvelon.ca/giare/emp_rapports_conseil.postes_externes

au plus tard à 16 heures, le vendredi 14 août 2020 à l'attention de :

Natacha Larochelle, coordonnatrice du Service des ressources humaines

Volet développement organisationnel
201, rue Jogues, Sudbury (Ontario) P3C 5L7

L’aventure commence ici!


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