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SECRÉTAIRE – ARCHIVISTE


Conseil scolaire catholique Nouvelon

NATURE DU POSTE : Permanent, 100 p. cent à 12 mois, syndiqué FEÉSO

LIEU DE TRAVAIL : Siège social, Sudbury

DATE D’ENTRÉE EN FONCTION : Août 2020

CLASSIFICATION ET SALAIRE : Classification 3 (entre 20,75 $ à 27,54 $)

DATE DE L’ENTREVUE : À déterminer

INTRODUCTION

Le Conseil scolaire catholique du Nouvel-Ontario (CSC Nouvelon) offre une éducation catholique de langue française reconnue pour son excellence. Avec près de 6 600 élèves répartis dans un réseau de 27 écoles élémentaires, 9 écoles secondaires et un Carrefour Options + (école alternative), le CSC Nouvelon offre un milieu propice à l’apprentissage et un programme éducatif de qualité, de la petite enfance à l’âge adulte. Il compte quelques 1 600 employés.

Situé au cœur d’un territoire dynamique et à grande proportion francophone, le CSC Nouvelon occupe une place de choix parmi les conseils scolaires de langue française en Ontario et au Canada français.Le territoire du CSC Nouvelon englobe les communautés de Chapleau, Dubreuilville, Espanola, Grand Sudbury, Hornepayne, Michipicoten, Rive Nord et Sault Ste-Marie.

SOMMAIRE DU POSTE :

La personne qui occupe ce poste est sous la supervision de la direction du Service des finances et achats, la personne s’acquitte de toutes les tâches de secrétariat du Service. Elle effectue des tâches reliées à la gestion des documents (archivage) conformément aux procédures établies par le Conseil. Elle promeut l’éducation catholique de langue française et adhère à la culture francophone et aux valeurs catholiques.

FONCTIONS

  • Appuyer les gestionnaires du Service dans l’accomplissement des tâches de secrétariat;
  • Recevoir et filtrer les appels téléphoniques du Service;
  • Trier la correspondance reçue et l’acheminer à qui de droit;
  • Assurer le bon fonctionnement du système de gestion des documents/archivage du Conseil et fournir de l’appui aux membres du personnel par la création, l’entreposage l’archivage et la destruction des dossiers;
  • Participe à l’implantation, l’application et la tenue à jour des calendriers et des plans de conservation des documents du Conseil ainsi qu’à la production de guide pour les utilisateurs;
  • Communiquer avec les écoles et les organismes externes selon les directives générales du Service pour effectuer les suivis;
  • Participer à la préparation de documents tels que : des lettres, des formulaires, des rapports et de tout autre document requis;
  • Organiser et tenir à jour un système de classement de la correspondance interne et externe reçue pour les gestionnaires tout en respectant les dispositions de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée;
  • Effectuer avec exactitude l’entrée de données de diverses sources dans plusieurs programmes (gabarits financiers, rapports mensuels, écritures de journal, etc.);
  • Préparer les dépôts journaliers;
  • Effectuer les suivis des factures clients pour tous les secteurs du Conseil et assister aux autres procédures reliées aux clients;
  • Participer, à la demande de son superviseur, à certains projets spéciaux;
  • Tenir à jour le calendrier des rencontres et des rendez-vous de la direction et organiser des rencontres, au besoin;
  • Effectuer les réservations d’hébergement, de voiture de location et de repas;
  • Préparer la conciliation des cartes d’achats du Service;
  • Assurer l’approvisionnement en fournitures de certains inventaires;
  • Fournir de l’appui au besoin aux membres du personnel;
  • Se tenir au fait des lois et règlements, des lignes de conduite du Conseil et des procédures établies;
  • S’acquitter de toute autre tâche liée à ses fonctions.

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCES

  • Détenir un diplôme en technique de la documentation ou gestion des archives; ou un certificat en administration de bureau jumelé à un certificat en gestion et des archives; ou tout autre champ d’études connexe;
  • Détenir un minimum de trois (3) années d’expériences pertinentes;
  • Expérience pertinente dans la gestion de documents/archiviste est considérée comme un atout.

COMPÉTENCES ET APTITUDES

  • Avoir de l’expérience approfondie du travail de bureau administratif comportant des fonctions confidentielles;
  • Avoir une excellente connaissance du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit;
  • Posséder l’aptitude à communiquer avec diplomatie, avoir de l’entregent, établir de bonnes relations interpersonnelles, savoir travailler en équipe et avoir une apparence professionnelle;
  • Avoir la capacité de résoudre des problèmes, de s’adapter aux changements, et de démontrer un sens d’initiative et de débrouillardise;
  • Avoir la capacité de travailler sous pression, ordonner les priorités, organiser, planifier et effectuer le travail afin de rencontrer les échéanciers dans un environnement de dérangements constants;
  • Avoir le sens du calcul et de la comptabilité;
  • Avoir une connaissance approfondie des logiciels Microsoft tels que Word et Excel;
  • Avoir une connaissance des systèmes SAP et système de gestion de documents serait un atout;
  • Avoir une connaissance dans le domaine de la comptabilité serait un atout.

DOCUMENTS D’APPUI QUI DOIVENT ACCOMPAGNER LA DEMANDE D’EMPLOI

À NOTER

  • En vertu du paragraphe 24(1) du Code des droits de la personne de l’Ontario, le CSC Nouvelon, a le droit de préférer, en matière d’emploi, des candidats de langue française catholiques;
  • En vertu du Règlement 521/01 et tel qu’amendé par le règlement 322/03 et de la politique du CSC Nouvelon, toute personne employée par le conseil scolaire doit fournir un relevé de ses antécédents criminels ne dépassant pas six mois avant d’entrer en fonction. Il s’agit d’une condition essentielle d’emploi;
  • Dans le respect de la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario, le CSC Nouvelon rend disponible des mesures d’adaptation durant son processus de sélection.

PRÉSENTATION DES DEMANDES

Veuillez faire parvenir votre demande en ligne en sélectionnant
« Envoyer votre demande » au lien suivant :

https://coffre.nouvelon.ca/giare/emp_rapports_conseil.postes_externes

au plus tard à 16 heures, le vendredi 14 août 2020 à l'attention de :

Natacha Larochelle, coordonnatrice du Service des ressources humaines

Volet développement organisationnel
201, rue Jogues, Sudbury (Ontario) P3C 5L7

L’aventure commence ici!


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